Datenschutzerklärung
Version 1.2 | Gültig ab 1. November 2026
Dies ist eine Übersetzung des tschechischen Originals. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die tschechische Fassung maßgeblich.
Dieses Dokument beschreibt, wie wir personenbezogene Daten in der Rolle des Verantwortlichen verarbeiten, also Daten, die beim Betrieb der Website flowlogis.com, bei der Registrierung und bei der Verwaltung des Vertragsverhältnisses erhoben werden.
Abgrenzung der Rollen: Bei Daten, die eine Kundenorganisation in die Plattform flowlogis einstellt — Daten über ihre Beschäftigten, Lieferanten und Kontakte — treten wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter auf. Verantwortlicher ist in diesem Fall die jeweilige Organisation; die Bedingungen der Verarbeitung regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Sind Sie Beschäftigter einer solchen Organisation und möchten Ihre Rechte in Bezug auf diese Daten ausüben, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber.
Dasselbe gilt für Spediteure, die eine Kundenorganisation im Modul Transport anspricht: Die Kontaktdaten des Spediteurs im Verzeichnis des Kunden, Anfragen, Angebote, Aufträge, Nachrichten und Anhänge verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter für diese Organisation. Anliegen zu diesen Daten richten Sie bitte an die Organisation, die Sie angesprochen hat. Als Verantwortlicher verarbeiten wir nur die in den Ziffern 3.5, 3.9 und 3.10 beschriebenen Daten.
1. Verantwortlicher
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Verantwortlicher | Jan Prokop |
| Sitz | Lomená 668, 294 04 Dolní Bousov, Tschechische Republik |
| Identifikationsnummer (IČO) | 01680188 |
| info@flowlogis.com | |
| Telefon | +420 603 500 591 |
| Datenbox-ID | i3bkn8h |
Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und dem Gesetz Nr. 110/2019 Slg. über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO nicht erfüllt sind. Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.
2. Betroffene Personengruppen
- Besucher der Website
flowlogis.com; - Interessenten, die mit uns Kontakt aufnehmen;
- Administratoren und Benutzer mit einem Konto in der Plattform, einschließlich der vom Organisationsadministrator eingeladenen Personen;
- Kontakt- und Rechnungsadressaten der Kundenorganisationen;
- Spediteure und deren Kontaktpersonen, die über einen per E-Mail zugesandten Link oder über ein Spediteurkonto auf die Plattform zugreifen, eine Spediteurkarte beantragen oder im zentralen Spediteurverzeichnis aufgeführt sind.
3. Zwecke, Datenkategorien und Rechtsgrundlagen
3.1 Registrierung und Betrieb des Benutzerkontos
| Daten | Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail, Telefon, Position, Rolle in der Organisation, Name der Organisation, Sprach- und Anzeigeeinstellungen, Registrierungsdatum |
| Zweck | Einrichtung und Verwaltung des Kontos, Authentifizierung, Zuweisung von Modulen und Berechtigungen, betriebliche Kommunikation |
| Rechtsgrundlage | Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beim vertragsschließenden Administrator; berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei den von der Organisation eingeladenen Benutzern, bestehend in der Erbringung des bestellten Dienstes |
| Speicherdauer | für die Dauer des Kontos, anschließend für die Dauer des Nur-Lese-Modus von zwölf Monaten und weitere dreißig Tage zum Datenexport gemäß den AGB |
3.2 Einladungen in die Organisation
| Daten | E-Mail der eingeladenen Person, Name, Kennung der einladenden Organisation, Einladungs-Token, Gültigkeit |
| Zweck | Zustellung der Einladung und Einrichtung des Zugangs |
| Rechtsgrundlage | berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für die Rechtsgrundlage der Übermittlung der Kontaktdaten ist die einladende Organisation verantwortlich |
| Speicherdauer | bis zur Annahme der Einladung, längstens 30 Tage ab Versand |
3.3 Rechnungsstellung und Buchhaltung
| Daten | Firma, Sitz, Identifikationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungs-E-Mail, Name der Kontaktperson, Angaben zu bestellten Modulen, Zahlungshistorie |
| Zweck | Ausstellung und Erfassung von Steuerbelegen, Buchführung |
| Rechtsgrundlage | Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere nach dem Gesetz Nr. 563/1991 Slg. über die Buchführung |
| Speicherdauer | 10 Jahre ab Ende des Rechnungszeitraums, auf den sich der Beleg bezieht |
3.4 Kundensupport
| Daten | Inhalt der Anfragen und E-Mails, Kontaktdaten des Absenders, Kommunikationsmetadaten |
| Zweck | Bearbeitung der Anfrage und Dokumentation gelöster Fälle |
| Rechtsgrundlage | Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
| Speicherdauer | 3 Jahre ab der letzten Kommunikation |
3.5 Sicherheit und Betriebsaufzeichnungen
| Daten | IP-Adresse, Benutzerkennung, Sitzungskennung (einschließlich einer über einen E-Mail-Link geöffneten Spediteursitzung), Browsertyp, Zeitpunkt und Art des Vorgangs, Fehlerzustände, Zähler der Anfragehäufigkeit, Meldungen des Browsers über Verstöße gegen die Inhaltssicherheitsrichtlinie (Seitenadresse ohne Parameter und Art der blockierten Ressource) |
| Zweck | Absicherung der Plattform, Schutz vor Überlastung und Missbrauch, Fehlerdiagnose |
| Rechtsgrundlage | berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit |
| Speicherdauer | Zähler der Anfragebegrenzung 60 Sekunden bis 1 Stunde mit automatischem Ablauf; Betriebsprotokolle im Rahmen der Tarife der Plattformanbieter, im Bereich von Tagen |
3.6 Werbliche Mitteilungen
| Daten | E-Mail, Name, Name der Organisation |
| Zweck | Information über Neuigkeiten, Module und Änderungen des Dienstes |
| Rechtsgrundlage | bei Bestandskunden berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 des Gesetzes Nr. 480/2004 Slg.; im Übrigen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Speicherdauer | bis zum Widerruf der Einwilligung oder zum Widerspruch, längstens 3 Jahre ab der letzten Interaktion |
Die Abmeldung ist über den Link in jeder werblichen Mitteilung oder per Nachricht an info@flowlogis.com möglich.
3.7 Reichweitenmessung
Wir verwenden keine Werkzeuge zur Reichweitenmessung und keine Analyse-Cookies. Sollten wir sie einführen wollen, geschieht dies erst nach einer Änderung dieser Erklärung und nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
3.8 Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
| Daten | Vertragsunterlagen, Kommunikation, Betriebsaufzeichnungen |
| Zweck | Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen |
| Rechtsgrundlage | berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Speicherdauer | für die Dauer der Verjährungsfrist, in der Regel 4 Jahre ab Vertragsende, andernfalls bis zum rechtskräftigen Abschluss eines Rechtsstreits |
3.9 Spediteurkarten und zentrales Spediteurverzeichnis
| Daten | Firma oder Name des Spediteurs, Land, Firmennummer, USt-IdNr., Sitz, Website, öffentliche Kontakt-E-Mail und Telefonnummer, Fahrzeugtypen, Abdeckung und Spezialisierungen, Zustimmung zur Aufnahme in das zentrale Verzeichnis; beim Antrag auf eine Spediteurkarte zusätzlich Name des Antragstellers, Organisation, Anmerkung, Entscheidung und deren Begründung |
| Zweck | Führung einer einheitlichen Spediteurkarte je Firmennummer oder USt-IdNr., Zuordnung der Karte zu einem Spediteurkonto, Zusammenführung von Dubletten und Bereitstellung des öffentlichen Profils für Kundenorganisationen im zentralen Verzeichnis |
| Rechtsgrundlage | bei Spediteuren mit Konto, die die Aufnahme beantragt oder ihr zugestimmt haben, Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Vertragserfüllung nach lit. b; bei vom Anbieter aus öffentlich verfügbaren Unternehmensangaben aufgenommenen Spediteuren berechtigtes Interesse nach lit. f an der Bereitstellung eines Spediteurverzeichnisses für Kunden |
| Speicherdauer | für die Dauer der Aufnahme in das Verzeichnis und des Bestehens der Karte; die Zustimmung kann jederzeit im Spediteurprofil widerrufen werden, die Entfernung kann unter info@flowlogis.com verlangt werden |
3.10 Zugang von Spediteuren über einen E-Mail-Link
| Daten | E-Mail-Adresse, an die die Kundenorganisation den Link gesendet hat, Kennung der Einladung, Hashwert des Zugangstokens, Kennung und Gültigkeit der Sitzung, gewählte Sprache der Seite, Zeitpunkt des Öffnens und der Antwort |
| Zweck | sicherer Zugang eines Spediteurs ohne Registrierung zu einem einzelnen Dokument (Anfrage, Ausschreibungsrunde oder Auftrag) und Schutz vor Missbrauch des Links |
| Rechtsgrundlage | berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Absicherung des Zugangs; den Inhalt der Anfrage und die Antwort des Spediteurs verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter für die Kundenorganisation |
| Speicherdauer | der Link gilt bis zum Termin des Dokuments und in der Regel 14 Tage danach; das Sitzungs-Cookie erlischt mit dem Link |
4. Herkunft der Daten
Wir erhalten Daten unmittelbar von Ihnen bei der Registrierung, Bestellung oder Kommunikation, von Ihrer Organisation, sofern deren Administrator Sie eingeladen hat, von der Kundenorganisation, die Sie als Spediteur angesprochen hat, automatisch bei der Nutzung der Plattform gemäß den Ziffern 3.5 und 3.7, aus öffentlichen Registern bei der Überprüfung von Firmendaten für die Rechnungsstellung sowie aus öffentlich verfügbaren Unternehmensangaben zu Spediteuren gemäß Ziffer 3.9.
5. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der Daten nach den Ziffern 3.1 und 3.3 ist vertragliche Voraussetzung; ohne sie kann weder ein Konto eingerichtet noch der Dienst abgerechnet werden. Die Bereitstellung von Daten für Marketingzwecke ist freiwillig.
6. Empfänger der Daten
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie ausschließlich an folgende Empfänger weiter:
| Empfänger | Rolle | Zweck | Datenstandort |
|---|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Auftragsverarbeiter | Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher, Edge-Funktionen | AWS eu-west-1, Irland |
| Vercel, Inc. | Auftragsverarbeiter | Hosting der Anwendung und der Serverfunktionen | Dublin (dub1), Irland |
| Resend | Auftragsverarbeiter | Versand von Transaktions-E-Mails und Einladungen | eu-west-1, Irland |
| Upstash, Inc. | Auftragsverarbeiter | Begrenzung der Anfragehäufigkeit | AWS eu-west-1, Irland |
| Externe Buchhaltung | Auftragsverarbeiter | Buchführung | Tschechische Republik |
| Kundenorganisationen der Plattform | eigener Verantwortlicher | Anzeige des öffentlichen Profils eines Spediteurs im zentralen Spediteurverzeichnis (Ziffer 3.9) | EU |
| Behörden | eigener Verantwortlicher | Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen | Tschechische Republik |
Statische Dateien der Website werden über ein globales CDN ausgeliefert. Diese Dateien enthalten keine personenbezogenen Daten.
7. Übermittlung außerhalb der Europäischen Union
Personenbezogene Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union, konkret in Irland, gespeichert.
Die Unternehmen Supabase, Inc., Vercel, Inc., Upstash, Inc. und Resend haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Auch bei Speicherung der Daten in der Europäischen Union lässt sich ein Zugriff ihres Supports aus einem Drittland nicht ausschließen. Für diese Fälle ist die Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln gemäß dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission oder durch eine Zertifizierung nach dem EU–U.S. Data Privacy Framework auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 abgesichert.
Eine Kopie der angewandten Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
8. Sicherheit
Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um, insbesondere:
- verschlüsselte Übertragung mittels TLS 1.2 oder höher sowie Verschlüsselung ruhender Daten beim Anbieter der Datenbankplattform;
- Trennung der Daten einzelner Organisationen auf Datenbankebene mittels Row Level Security;
- Rollen und Berechtigungen innerhalb der Organisation, Zugriff auf geteilte Projekte nur nach ausdrücklicher Freigabe;
- Speicherung von Passwörtern ausschließlich als kryptografischer Hash sowie Mindestlänge von zwölf Zeichen;
- Begrenzung der Anfragehäufigkeit als Schutz vor Überlastung und Missbrauch;
- Beschränkung des Zugriffs auf Produktivdaten auf den erforderlichen Personenkreis, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist;
- Trennung von Entwicklungs- und Produktivumgebung sowie automatisiertes Scannen des Quellcodes auf offengelegte Zugangsdaten.
Eine detaillierte Übersicht der Maßnahmen enthält Anlage C zum Auftragsverarbeitungsvertrag.
9. Cookies
Wir verwenden Cookies im Einklang mit § 89 Abs. 3 des Gesetzes Nr. 127/2005 Slg. über elektronische Kommunikation.
9.1 Unbedingt erforderliche Cookies
Werden ohne Einwilligung gesetzt, da der Dienst ohne sie nicht erbracht werden kann.
| Cookie | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
sb-*-auth-token |
Anmeldung und Aufrechterhaltung der Benutzersitzung | Sitzung, längstens 7 Tage |
fl_active |
kurzfristige Bestätigung, dass das Konto aktiv ist | 5 Minuten |
fl_dark |
Speicherung der Auswahl des hellen oder dunklen Modus | 1 Jahr |
fl_lang |
Speicherung der Sprachpräferenz | 1 Jahr |
fl_inv_* |
über einen E-Mail-Link geöffnete Spediteursitzung, gilt nur für ein Dokument | bis zum Ablauf des Links |
fl_carrier_lang |
Sprache der Spediteurseiten | 1 Jahr |
| Schutz vor Formularmissbrauch | Absicherung der Anmeldung und des Formularversands | Sitzung |
9.2 Sonstige Cookies
Wir verwenden keine Analyse- oder Marketing-Cookies, daher zeigt die Website kein Einwilligungsbanner an. Cookies lassen sich in den Browsereinstellungen verwalten; das Blockieren unbedingt erforderlicher Cookies verhindert jedoch die Anmeldung.
10. Ihre Rechte
In Bezug auf Verarbeitungen, bei denen wir Verantwortlicher sind, haben Sie das Recht:
| Recht | Vorschrift der DSGVO | Anmerkung |
|---|---|---|
| auf Auskunft und eine Kopie | Art. 15 | die erste Kopie ist unentgeltlich |
| auf Berichtigung unrichtiger Daten | Art. 16 | ein Teil der Daten ist direkt im Profil änderbar |
| auf Löschung | Art. 17 | gilt nicht für gesetzlich aufzubewahrende Daten |
| auf Einschränkung der Verarbeitung | Art. 18 | |
| auf Datenübertragbarkeit | Art. 20 | bei Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung |
| auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen | Art. 21 | bei Direktwerbung uneingeschränkt |
| auf Widerruf der Einwilligung | Art. 7 Abs. 3 | ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung |
Sie können Ihre Rechte per E-Mail an info@flowlogis.com, schriftlich an die Anschrift des Verantwortlichen oder über die Datenbox geltend machen. Wir antworten spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags; in komplexen Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren. Zum Schutz Ihrer Daten können wir eine Überprüfung Ihrer Identität verlangen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Amt für den Schutz personenbezogener Daten (Úřad pro ochranu osobních údajů)
Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, Tschechische Republik
www.uoou.gov.cz, Datenbox qkbaa2n
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung an Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anpassen. Die neue Fassung veröffentlichen wir unter dieser Adresse unter Angabe des Datums des Inkrafttretens. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Benutzer mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail.